Распределение запасов

Запас - остаток товара на складе. Появляется при оформлении документа прихода товаров (приходный ордер на ордерном складе либо приобретение товаров и услуг на не ордерном складе).

Также запас - еще не поступившее на склад количество из ожидаемых поступлений по заказам.

Свободный остаток - запас за вычетом количества требуемого для обеспечения текущих потребностей, зафиксированных заказами.

Для управления обеспечением товаров в строках заказов на отгрузку предусмотрены действия:

■ Отгрузить:

○ выдает распоряжение на отгрузку на складе на указанную дату отгрузки;

○ уменьшает запас товара на складе (и свободный остаток);

○ проведение выполняется с контролем свободного остатка на складе.

■ Резервировать:

○ фиксирует резерв товара на складе по заказу;

○ уменьшает свободный остаток на складе;

○ проведение выполняется с контролем свободного остатка на складе.

■ Резервировать по мере поступления:

○ при наличии товара на складе, товар встает в резерв под потребность, зафиксированную заказом (состояние «В резерве»);

○ если товара на складе нет, то в качестве обеспечения потребности будут использоваться текущие заказы на поступление;

○ заказ формирует необеспеченную потребность, если нет заказов на поступление;

○ по мере поступления товаров товары распределяются на заказ и встают в резерв автоматически;

○ уменьшает свободный остаток на складе;

○ проведение выполняется без контроля свободного остатка на складе.

■ К обеспечению:

○ фиксирует потребности в заказах без автоматического резервирования товаров на складе;

○ резерв на складе не формируется;

○ не уменьшает свободный остаток на складе;

○ складские запасы распределяются на потребности справочно, без изменения свободного остатка.

■ Не обеспечивать - товар не резервируется и не планируется к обеспечению. Например, резервирование и обеспечение будут происходить только после получения аванса от клиента:

○ не формирует резервов, не изменяет свободные остатки;

○ контроль остатков при проведении не требуется.

К резервированию доступен весь товарный остаток на складе, без учета принадлежности товаров конкретной организации. Кладовщик принимает товары на склад, а не в организацию. То, что товар лежит на одной организации, не должно мешать его отгружать по другой. Если товары разных организаций, то необходимо товары в системе разделять - использовать разные склады по организациям или обособление, тогда и доступный остаток будет посчитан отдельно. Если используется один склад для хранения товаров разных организацией, предполагается, что эти товары могут быть проданы от любой организации в рамках механизма интеркампани.

Для регистрации потребностей в работе, услуге предназначена номенклатура с типом «Работа», для которой указывается действие «К обеспечению» и флаг «Обособленно». При поступлении номенклатура с типом «Услуга» списывается, поэтому не может быть оприходована.

Для управления обеспечением позиций заказов (массово) предусмотрены соответствующие команды в списке заказов.

Действие «К обеспечению» используется, если:

■ Резервирование по заказам не требуется, и отгрузки выполняются без заранее спланированного графика отгрузки. Достаточно ручное резервирование, например, клиент перечислил оплату, резервируем товар вручную, остальной товар должен быть свободном остатке.

■ График отгрузки планируется, информация об обеспечении запланированных отгрузок по заказам необходима, но случаи ручного вмешательства в порядок отгрузки заказов частотны и автоматический резерв, установленный в одном заказе, препятствует отгрузке другого заказа вне плана.

Принципы восприятия действия «К обеспечению»:

■ Конкуренции между заказами нет.

■ Резервирование не требуется.

■ Позволяет видеть потребность.

■ В отчете по остаткам и доступности можно увидеть, что обеспечено, а что нет.

■ С точки зрения отгрузки доступно все.

■ Если товар обеспечен, можно перевести его в резерв или отгрузить, состояние обеспечения других заказов изменится.

Заказы с действием «К обеспечению» не образуют резерв, учитываются как потребность.

Для строк заказа с действием «К обеспечению» в форме состояния обеспечения отображается информация о распределении запасов для планирования графика отгрузки заказов. Распределение справочное без резервирования (можно увидеть в состоянии обеспечения заказов), без изменения свободного остатка на складе. Состояние в списке заказов также формируется с учетом полученного распределения.

Если при вводе заказа товара на складе нет и нет необходимости отслеживать поступление товара, то в заказе необходимо установить действие Резервировать по мере поступления. Это действие используется в системах, где есть конкуренция за товары. Когда товар поступит, программа автоматически зарезервирует товар на складе под этот заказ, заказу присваивается состояние «В резерве».

Результат распределения запасов на заказы можно проанализировать в рабочем месте Состояние обеспечения. Распределение запасов по заказам фиксируется с указанием заказа на поступление и даты поступления (значение реквизита Гарантированный срок обеспечения из способа обеспечения потребностей).

Заказ с действием «Резервировать по мере поступления» уменьшает свободный остаток на складе, если таковой имеется. Заказы с таким действием резервируют товар также как и заказы с действием «Резервировать», если дата отгрузки в заказах в пределах границы обеспечиваемого периода по способу обеспечения.

Запасы доступные к распределению на складе формируются:

■ при проведении фактического прихода по заказу и без заказа;

■ отмене проведения ранее оформленной отгрузки по заказу и без заказа;

■ изменения действий в заказе - отмене резерва по заказу.

Запасы распределяются на принятые к обеспечению позиции заказов в очереди:

■ сначала запасы на складе;

■ затем запасы из ожидаемых поступлений по заказам по возрастанию дат поступлений;

■ затем неподтвержденные заказы на поступление.

Например. Заказ поставщику на 10 шт. По заказу оформлен документ «Приобретение товаров и услуг» на 4 шт. Заказ клиента с действием «Резервировать по мере поступления» в количестве 7 шт.

В отчете «Остатки и доступность товаров» будет следующая информация:

■ Складской запас (в наличии): 4 шт.

■ В резерве по заказу клиента: 4 шт.

■ Сейчас свободный остаток на складе (доступно): 0 шт. (4 шт. распределено на обеспечение заказа клиента).

■ Запас в ожидаемом поступлении по заказу поставщику: 10 - 4 = 6 шт.

■ В резерве в ожидаемом поступлении:(6 - (7 - 4)) = 3 шт.

■ Излишек: В наличии + Поступит – [Все заказы] = 4 + 6 – 7 = 3 шт.

В распределении запасов (остатки и ожидаемые поступления) участвуют заказы с действием «Резервировать по мере поступления», у которых желаемая дата отгрузки меньше границы обеспечиваемого периода по способу обеспечения потребностей. Такие заказы ставятся в очередь на обеспечение, для позиции заказа устанавливается состояние «Обеспечить» (если на складе нет остатка), «Обеспечен к дате» (если ожидается поступление), «В резерве» (если на складе есть остатки). Например, заказ с желаемой датой отгрузки 19.03.2022, которая не превышает границу обеспечиваемого периода, равную как дата поступления по заказу (18.03) + 3 дня обеспечиваемый период по способу обеспечения, участвует в распределении запасов.

Если дата отгрузки за границей обеспечиваемого периода по способу обеспечения потребностей, то на заказ с действием «Резервировать по мере поступления» запасы распределяются, но выполняется справочное распределение без резервирования, строки не резервируют товар и не уменьшается свободный остаток на складе. Это механика отложенного обеспечения, при которой предусмотрено отложенное резервирование товаров по заказам. Строки заказов с действием «Резервировать по мере поступления» учитываются так же как строки «К обеспечению». Для позиции заказа устанавливается состояние «Обеспечить» (если на складе нет остатка), «Обеспечен к дате» (если ожидается поступление), «Обеспечен на складе» (если на складе есть остатки).

Заказы с действием «Резервировать по мере поступления» не образуют резерв:

■ если дата отгрузки заказа за границей обеспечиваемого периода.

■ при отсутствии свободного остатка.

Управляя желаемой датой отгрузки в заказах можно исключить участие заказов в распределении запасов с резервированием.

Можно принять заказ с действием «Резервировать по мере поступления» на заведомо большое количество, которое никогда не будет обеспечено, такие заказы будут автоматически резервировать товар при поступлении, формируя нежелательные резервы на складе.

Если необходимо резервировать товар по мере поступления только для потребностей, обеспечение которых реально планируется, то необходимо установить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка - Контролировать запасы товаров, подлежащих резервированию по мере поступления. Эта опция обеспечивает контроль установки действия «Резервировать по мере поступления» в заказах, не более величины текущих запасов на складе и в ожидаемых поступлениях.

При установленном флаге Контролировать запасы товаров, подлежащих резервированию по мере поступления при вводе заказа с действием Резервировать по мере поступления будет выполнен контроль, что ожидаемое поступление товаров на склад уже запланировано соответствующим заказом, или товар уже поступил на склад. Контроль срабатывает также при попытке отгрузить товар со склада.

Предлагаемый вариант работы при установленной опции Контролировать запасы товаров, подлежащих резервированию по мере поступления:

■ Проводим новый заказ на отгрузку с действием «Резервировать по мере поступления».

■ Программа анализирует, что остатки на складе и в ожидаемых поступлениях покрывают заказы с действием «Резервировать на складе» и «Резервировать по мере поступления».

■ Если не покрывают, то новый заказ с действием «Резервировать на складе»/«Резервировать по мере поступления»/ «Отгрузить» не проводится – при попытке проведения выходит сообщение типа: «Для обеспечения заказов недостаточно запасов товара в наличии и в ожидаемых поступлениях на склад».

■ Изменяем в заказе действие на «К обеспечению» и проводим заказ.

■ Программа рассчитывает состояние заказа как «Готов к обеспечению».

■ Менеджер отслеживает такие заказы в списке заказов клиентов. При появлении новых ожидаемых поступлений менеджер снова устанавливает в заказе в действие «Резервировать по мере поступления» и пытается провести.

Первый менеджер согласовал с клиентом и зафиксировал в заказе дату отгрузки, исходя из текущих планируемых поставок. Второй менеджер не заполнял желаемую дату отгрузки в заказе. Программа автоматически перераспределила запасы, отобрав запасы, которые планировали ранее для отгрузки заказа первого менеджера. Для решения такой проблемы на выбор предусмотрена настройка упорядочивания потребности по заказам для обеспечения По приоритету и дате документа, при которой не учитываются даты отгрузки заказов.

Алгоритм автоматического распределения запасов товаров (ожидаемые поступление и складские остатки) на заказы при проведении документов определяется настройкой НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Упорядочивать потребности по заказам для обеспечения, при которой первые по порядку заказы будут обеспечены складским запасом, следующие – ожидаемыми поступлениями товаров на склад, последние – будут считаться необеспеченными:

■ По приоритету и дате отгрузки. Сначала обеспечиваются заказы с высоким приоритетом, затем с меньшим приоритетом. При равном приоритете – сначала обеспечиваются заказы с меньшей датой отгрузки, затем с большей датой отгрузки. По умолчанию установлена эта настройка.

■ По приоритету и дате документа. Сначала обеспечиваются заказы с высоким приоритетом, затем с меньшим приоритетом. При равном приоритете – сначала обеспечиваются заказы с меньшей датой документа, затем с большей датой документа. Дата отгрузки не учитывается. Настройка используется, например, для решения задачи, при которой первый менеджер согласовал с клиентом дату отгрузки заказа, исходя из текущего обеспечения заказа ожидаемым поступлением товара. Второй менеджер принял новый заказ, не указал дату отгрузки, второй заказ не будет претендовать на ожидаемое поступление, обещанное клиенту первого менеджера.

При настройке По приоритету и дате отгрузки:

■ Ожидаемые поступления (например, заказы поставщикам) перераспределяются между заказами с действием «Резервировать по мере поступления», «К обеспечению» по приоритетам и датам отгрузок. Складской остаток перераспределяется  между заказами только с действием «К обеспечению». Например, заказ поставщику, в котором изменилась дата поступления, также будет перераспределяться.

■ Заказы на отгрузку автоматически упорядочиваются согласно:

○ приоритету заказа. При проведении более приоритетного заказа выполняется перераспределение запасов между принятыми заказами. Заказ с высоким приоритетом при проведении «забирает» резервы низкоприоритетных заказов.

○ если не указана желаемая дата отгрузки, то при равном приоритете по дате документа. Документ с наиболее ранней датой, в первую очередь, встает в резерв под потребность.

○ если в документе указана желаемая дата отгрузки, то при равном приоритете по дате отгрузки. Документ с наиболее ранней датой отгрузки, в первую очередь, встает в резерв под потребность.

○ если в документе указана желаемая дата отгрузки заказа и она больше даты поставки по способу обеспечения, то вместо даты документа используется желаемая дата отгрузки. Заказ с незаполненной датой отгрузки, в первую очередь, встает в резерв, по отношении к заказу с заполненной датой отгрузки. Предполагается, что такие заказы должны быть обеспечены как можно раньше.

Пример автоматического перераспределения заказа поставщику между заказами на отгрузку с действием «Резервировать по мере поступления»:

■ Ожидается поступление товара в количестве 1 шт. – оформлен заказ поставщику.

■ Менеджер проводит заказ клиента от 01.03.2022г. с действием «Резервировать по мере поступления» и датой отгрузки 09.03.2022г.

■ Программа ставит заказ от 01.03.2022г. в резерв под потребность.

■ Менеджер проводит заказ клиента от 02.03.2022г. с действием «Резервировать по мере поступления» и с незаполненной датой отгрузки.

■ Программа автоматически перераспределяет резерв (ожидаемое поступление по заказу поставщику) с заказа от 01.03.2022г. на заказ от 02.03.2022г. Состояние для заказа 02.03.33 «Обеспечен к дате».

■ Программа:

○ ставит заказ от 01.03 с датой отгрузки 09.03.2022г в очередь на обеспечение (состояние «Обеспечить»);

○ фиксирует необеспеченную потребность по товарам заказов;

■ Менеджер по обеспечению формирует документ приобретения товаров на величину потребностей заказа клиента. Кладовщик отражает фактическое поступление заказанных товаров на склад.

■ Заказу 02.03.2022г. присваивается состояние «В резерве».

При настройке По приоритету и дате документа:

■ Ожидаемые поступления перераспределяются между заказами с действием «Резервировать по мере поступления», «К обеспечению» по приоритетам и датам документов. Складской остаток перераспределяется между заказами только с действием «К обеспечению».

■ Заказы на отгрузку автоматически упорядочиваются согласно:

○ приоритету заказа. При проведении более приоритетного заказа выполняется перераспределение запасов между принятыми заказами. Заказ с высоким приоритетом при проведении «забирает» резервы низкоприоритетных заказов.

○ при равном приоритете по дате документа. Документ с наиболее ранней датой, в первую очередь, встает в резерв под потребность.

○ дата отгрузки не учитывается и не влияет на распределение запасов между заказами.

При настройке По приоритету и дате документа предполагаемый вариант работы:

■ При проведении заказа с действием «Резервировать по мере поступления» первого менеджера программа распределяет запас из ожидаемого поступления на этот заказ.

■ При проведении нового заказа с действием «Резервировать по мере поступления» вторым менеджером программа упорядочивает заказы.

■ Даты отгрузки заказов игнорируются программой:

○ Заказ первого менеджера по-прежнему получает запас из ожидаемого поступления.

○ Заказ второго менеджера считается необеспеченным.

Все запасы на складе и в заказах поставщикам зарезервированы по заказам клиента. При этом может потребоваться отгрузить товар под новый заказ или без заказа, проигнорировав имеющиеся резервы под другие заказы.

При необходимости срочно отгрузить товар, сложно снять резервы, так как при отмене резерва в одном заказе, резерв автоматически переходит к следующему заказу, согласно порядку по дате отгрузки, указанной в заказе.

Для возможности «срочной» отгрузки товара на складе без контроля резервов необходимо наличие роли «Разрешить отключение контроля резервов товаров по заказам на время сеанса» или полных прав. Данная роль обеспечивает доступность команды НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Отключить контроль резервов (на время сеанса), позволяющей отключить контроль резервов товаров по заказам для текущего пользователя на время сеанса. Также команда доступна в персональных настройках пользователя.

Предлагаемый вариант работы в случае необходимости «срочной» отгрузки по заказу без контроля резерва:

■ В настройках текущего пользователя применяем команду Отключить контроль резервов (на время сеанса).

■ Проводим новый заказ или отгрузку без заказа. Программа сообщает ошибки контроля остатка (для информации), но документ проводится – при проведении заказа выходит сообщение типа: «Для отгрузки/резервирования необособленного товара недостаточно свободного остатка в количестве…».

■ В результате проведения заказа программа автоматически уменьшит резервы по заказам с действием «Резервировать по мере поступления», чтобы свободный остаток не стал отрицательным.

■ В персональных настройках текущего пользователя применяем команду Возобновить контроль резервов.

Например, на складе есть остаток товара, зарезервированного по заказу № 0000-000002 с действием «Резервировать по мере поступления» (состояние «В резерве», количество 7 шт.). Требуется «срочно» отгрузить этот складской остаток по другому заказу № 0000-000003.

При отключенном контроле резервов (на время сеанса) для строк заказа 0000-000003, по которому требуется обеспечить товар (состояние «Обеспечить»), при применении команды «Обеспечение – «Отгрузить»/«Резервировать на складе» устанавливается действие «Отгрузить»/«Резервировать на складе». Варианты действия «Отгрузить»/«Резервировать на складе» устанавливаются только на величину свободного остатка на складе (если в карточке склада установлен флаг «Контролировать свободные остатки», флаг необходимо установить, если требуется контроль остатков, чтобы не уйти в «минус»).

При записи или проведении заказа с действием «Резервировать на складе»/ «Отгрузить» будет выводиться сообщение. Сообщение не блокирует проведение документа, носит информационный характер, тем самым программа сообщает ошибки контроля остатка, но документ проводится.

В результате проведения заказа программа автоматически уменьшит резервы по заказам с действием «Резервировать по мере поступления», чтобы свободный остаток не стал отрицательным - для заказа клиента № 0000-000002 будет уменьшен резерв в количестве 7 шт. и отображаться состояние «Обеспечить», количество 7 шт.

Образовавшийся отрицательный свободный остаток устраняется за счет автоматического снятия резерва на складе по заказам с действием «Резервировать по мере поступления» в порядке обратном их приоритету, дате отгрузки/дате документа (в зависимости от настройки упорядочивания потребности по заказам для обеспечения).

Если резервы были сформированы заказами с действием «Резервировать на складе» (например, заказ № 0000-000002 с действием «Резервировать на складе» и состоянием «В резерве», количество 7 шт.), то при данном сценарии отчет «Остатки и доступность товаров» покажет, что такие резервы стали превышать фактический остаток товара на складе. В отчете доступное количество товара будет отрицательным.

В таком случае для устранения образовавшегося отрицательного остатка необходимо снять такие резервы в заказах вручную (в данном примере в заказе № 0000-000002), воспользовавшись расшифровкой отчета. Автоматическое снятие резерва по заказам с действием «Резервировать на складе» не предусмотрено.

После ручного снятия резерва в заказе клиента № 0000-000002 из отчета «Остатки и доступность товаров» исчезают отрицательные остатки.

Механика отложенного обеспечения используется для следующего сценария:

■ В способе обеспечения настроена граница обеспечиваемого периода.

■ Принимается заказ с действием «Резервировать по мере поступления». В заказе указывают дату отгрузки за границей обеспечиваемого периода.

■ В регистре «Запасы и потребности» заказ проводится по отдельному ресурсу «Отложить резервирование».

■ Распределение запасов воспринимает заказ как заказы с действием «К обеспечению», а именно:

○ Запасы распределяются на заказ справочно.

○ Доступный остаток товара в отчете «Остатки и доступность товаров» не уменьшается.

■ Регламентное задание «Актуализация потребностей по границе обеспечения» раз в сутки (в зависимости от настроенного расписания выполнения регламентного задания):

○ Анализирует движения по ресурсу «Отложить резервирование».

○ Определяет заказы, дата отгрузки которых в этот день попадает внутрь границы обеспечиваемого периода.

○ Проводит отложенные заказы по ресурсу «Резервировать по мере поступления».

Механика отложенного обеспечения отключается при любом из условий:

■ Включена настройка упорядочивания заказов Упорядочивать потребности по заказам для обеспечения – По приоритету и дате документа. После переключения настройки потребуется перепровести заказы или выполнить регламентное задание «Актуализация потребностей по границе обеспечения».

■ Включена опция Контролировать запасы товаров, подлежащих резервированию по мере поступления. После включения настройки потребуется перепровести заказы или выполнить регламентное задание «Актуализация потребностей по границе обеспечения».

Для расчета состояния обеспечения заказов (детального распределения запасов на конкретные заказы на отгрузку с действием «Резервировать по мере поступления») предназначено фоновое задание «Распределение запасов», которое запускается из формы документа или из формы списка документов при интерактивных действиях (проведении) с документом (например, заказов клиентов).

В фон вынесена только процедура детализации распределения по заказам. Для каждого заказа рассчитывается, какое количество заказ резервирует на складе, какое ожидает по конкретному заказу поставщику. Так как для каждого товара возможно большое количество активных заказов и требуется пономенклатурный расчет.

В транзакции проведения рассчитывается доступный остаток (свободный остаток на складе, доступный остаток в ожидаемых поступлениях) и общее количество резерва.

Документы при проведении непрерывно записывают задания в регистр сведений «Задания к распределению запасов».

Фоновый процесс обрабатывает задания записанные документами. Фоновый процесс не завершает работу, пока в регистре заданий есть записи. При проведении очередного документа не удается надежно проверить, запущен ли уже ранее (предыдущим документом) фоновый процесс или следует запустить новый, потому что исходный завершил работу. Так как первый процесс может находиться в стадии завершения и «опрашивать» регистр заданий уже не будет.

Тем не менее, в части документов (заказы клиентов и т.д.) фоновые задания запускаются, но не в транзакции проведения, а в форме документа (после записи) / списка документов (при интерактивных действиях в списке). Запуск заданий в формах удается выполнять надежно (попытка запуска в цикле, пока в регистре заданий не обработаются задания, относящиеся к текущему заказу на отгрузку). Запуск необходим, чтобы не дожидаться выполнения регламентного задания, так как при отгрузке необходима актуальная информация о доступном по заказу остатке. Например, при проведении приходных документов («Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг») фоновое задание не запускается. Так как эту информацию можно получить позже, после выполнения регламентного задания.

С использованием регламентного задания «Распределение запасов», также запускающего процедуру фонового задания распределения запасов, выполняется детализация резерва до заказа на отгрузку (заказа клиента), то есть привязка конкретного заказа клиента к конкретному заказу поставщику, например.

Расписание регламентного задания необходимо выставлять, исходя из приемлемой задержки между проведением документа прихода товара и распределением прихода на имеющиеся заказы на отгрузку. Рекомендуется установить расписание выполнения регламентного задания каждые 1 - 5 минут.